Dotkeeper Tipsar #2: Håll ägaruppgifter uppdaterade och avpersonifierade

Tips två i vår tips-serie handlar om något så viktigt som juridiska ägaruppgifter till dina domäner.

Ägaruppgifter kan kort förklaras som vem som står som ägare för varje domän. Du som hanterar domäner bör eftersträva att alltid ha dessa så uppdaterade som möjligt. Kanske har du någon gång hört berättelser om företag som tappat viktiga domäner eller krånglat med signaturer från f.d. anställda?

Låt oss förklara!

När du registrerar ett domännamn sparas ägardata om dig som innehavare i ett WHOIS-register, detta skulle kunna liknas vid bilregistret. Uppgifter om vem som äger domänen är ett måste och alla toppdomäner / ändelser har sina egna ägarregister. WHOIS-data är i regel offentlig och sökbar.

Om du brukar registrera domäner själv hos gör–det-själv aktörer är det du själv som fyller i alla formulär och därmed även ägardata.

Om du istället har outsourcat domänhantering är det förmodligen din leverantör som fyller i uppgifterna.

I samband med att ett domännamns registreras skall beställningen innehålla:

Företagsnamn & Org. Nr.
Kontaktperson (namn)
Fullständig adress
E-mail
Tel
Fax

Förutom att det underlättar din vardagliga hantering av domäner är det också ett krav från ICANN (den ideella organisation som ansvarar för internets olika toppdomäner som .se och .com) att du som juridisk innehavare av domänerna håller ägaruppgifterna up-to-date. *Om du t.ex. förvärvar ett bolag och därigenom tar över domännamn, är det viktigt att du direkt ser till att överlåta ägandet av domänerna.* Ibland missas enskilda domäner i Due Dilligence processer vilket kan få förödande konsekvenser.

Så, vad är Dotkeepers tips?

Egentligen kan vi sammanfatta tipsen till två viktiga saker att tänka på.

1. Skaffa en för ditt företag allmän e-post som hjälper er att säkerställa att ni inte missar viktiga mail.

Alldeles för ofta hör vi om (och har även hjälpt..) företag som har tappat domäner till följd av att de fått mail om domänens förnyelse och förnyelsefakturor till felaktiga mailadresser. Det kan till exempelvis vara en f.d. anställd som slutat eller e-postadresser som inte längre används av olika anledningar.
Genom att se till att ha koll på vilka e-postadresser som är knutna till dina domäners ägardata, säkerställer du att du inte missar viktiga mail, exempelvis från ICANN, din domänleverantör eller kanske till och med någon som vill lägga ett bud på din domän.
Vi brukar därför råda våra kunder om att skapa en för ditt företag allmän e-post av karaktären domain.admin@dittforetag.se, som sedan knyts till dina domäners ägaruppgifter.

2. Använd avpersonifierade ägaruppgifter för ansvarig kontaktperson.

Ett annat råd vi vill ge är att istället för att använda Förnamn Efternamn, använder ni exempelvis Domain Admin. På så vis slipper ditt företag eventuella kostnader och arbete med att uppdatera dessa register, varje gång ansvaret för domäner skiftar. Du själv slipper också finnas med i dessa register om du byter jobb.
För vissa länders toppdomäner/ ändelser kommer du dock behöva uppge en fysisk kontaktperson och då rekommenderar vi en firmatecknare.

Om du själv vill kontrollera dina domäners ägaruppgifter, kan du göra det genom att följa denna länk till olika toppdomäners WHOIS-register: www.iana.org/domains/root/db

Behöver du hjälp finns naturligtvis vi här till din hjälp. Vi på Dotkeeper kan hjälpa dig att kartlägga uppgifterna för dina befintliga domännamn, samt projektleda arbetet med att avpersonifiera och skapa en enhetlig struktur.

Nästa vecka kommer vi att tipsa om vad som är viktigt att ha koll på om du funderar på att köpa en redan registrerad domän.

Vi ses!